Отпуск по графику - нужно ли заявление?
Порядок предоставления отпусков определяется в соответствии с графиком, утверждаемым работодателем (абз. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ).
Вывод! Таким образом, анализ нормы позволяет прийти к выводу: заявление на отпуск по графику отпусков не требуется.
Обратите внимание! Сотруднику надлежит написать такое заявление в нижеперечисленных ситуациях:
- когда он еще не отработал (непрерывно) 6 месяцев у данного работодателя;
- когда он хотел бы уйти в отпуск в срок, отличный от установленного графиком отпусков, и/или изменить согласованную продолжительность отпуска.
Заявление на перенос отпуска по закону
На практике распространены ситуации, когда работнику в силу обстоятельств не удается убыть в отпуск в соответствии с утвержденным графиком. Обстоятельства, при которых работодатель обязан осуществить перенос отпуска, регламентированы ст. 124 ТК РФ.
Данная тема более подробно раскрыта в других наших статьях Как написать заявление на перенос отпуска , Заявление на перенос отпуска по графику - образец , Причины переноса отпуска по инициативе работника .
Важно! Если отпуск подлежит переносу в связи с болезнью работника, то после выхода с больничного он пишет заявление о переносе отпуска с обозначением причины, количества дней, даты начала и окончания отпуска и прилагает к нему листок нетрудоспособности. Если работник еще не решил, на какие даты он хотел бы перенести отпуск, то в распорядительном документе работодателя о переносе отпуска надлежит написать, что эти даты будут определены на основании дополнительного заявления сотрудника (см. решение Краснодарского краевого суда от 21.06.2017 по делу № 12-2186/2017).
Заявление на отпуск вне графика: образец
В ситуациях, когда сотрудник желает получить отпуск вне согласованного графика, ему надлежит направить работодателю соответствующее заявление. В нем следует указать следующую информацию:
- сведения о работодателе: наименование организации, Ф. И. О. и должность уполномоченного лица, на имя которого пишется заявление;
- сведения о работнике: его Ф. И. О., наименование должности и подразделения, табельный номер;
- сформулированную просьбу о предоставлении отпуска с указанием вида отпуска, срока в календарных днях, даты начала и окончания;
- дату подачи заявления;
- подпись работника с расшифровкой.
Обратите внимание! Унифицированного шаблона такого заявления нет, поэтому оно пишется в произвольной форме.
Например, подобное заявление может быть составлено по нашему шаблону: Заявление на отпуск вне графика - образец.
Вышеприведенную форму можно назвать универсальной, т. к. она может быть использована трудящимся, чей отпуск в принципе не внесен в график (например, новым работником), или сотрудником, желающим перенести сроки своего отпуска. Во втором случае может быть также использована такая форма: Заявление на перенос отпуска - образец .
***
Итак, ответ на вопрос «Если отпуск по графику - нужно ли заявление?» будет отрицательным: нет, в таком случае заявление не требуется. Подать заявление нужно в тех ситуациях, когда сотрудник хочет перенести отпуск на срок, отличный от согласованного в графике, либо когда срок и длительность отпуска данного работника графиком не утверждены.
Порядок предоставления ежегодного отпуска определяется на основе принятого графика отпусков. Руководство компании может сделать исключение для некоторых категорий специалистов. Какие правовые последствия имеет ситуация, когда работник идет в отпуск не по графику, и какие документы при этом нужно оформить, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
График отпусков
Предоставление сотруднику возможности получить ежегодный оплачиваемый отпуск представляет собой прямую обязанность работодателя, установленную ст. 114 ТК РФ. При этом ст. 115 Трудового кодекса устанавливает, что длительность отдыха в классической ситуации должна составлять 28 календарных дней. Статья 116 ТК РФ дополняет это условие указанием на тот факт, что некоторым категориям работников, например, тем, кто трудится в условиях Крайнего Севера, следует предоставить дополнительный отпуск, длительность которого устанавливается отдельными положениями ТК или специальными нормативными документами.
Подробнее об отпуске не по графику читайте здесь:
Ст. 123 ТК РФ определяет порядок предоставления отпусков сотрудникам компании. Так, данный раздел кодекса устанавливает, что правовым основанием для его установления является график отпусков, который должен быть сформирован в каждой организации не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года.
Скачайте документы по теме:
Заявление сотрудника о переносе неиспользованной части отпуска по графику
Скачать в.doc
Заявление о переносе отпуска, который совпал с декретом
Скачать в.doc
Заявление сотрудника о переносе отпуска в связи с болезнью
Скачать в.doc
Приказ о переносе даты отпуска
Скачать в.doc
На предприятиях, которые осуществляют кадровый документооборот в соответствии с положениями Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, график отпусков издается с использованием унифицированной формы № Т-7. В случае, если сотрудник отдыхает не по плану, например, если речь идет об отпуске не по графику беременной, в графике отпусков необходимо отразить фактическую ситуацию, связанную с переносом запланированного отдыха.
Обратите внимание! Согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным. Таким образом, компания вправе самостоятельно разработать форму графика отпусков.
Ст. 122 ТК РФ устанавливает, что для большинства сотрудников право на получение оплачиваемого отпуска возникает не ранее, чем после истечения шестимесячного срока непрерывной трудовой деятельности у конкретного работодателя. Однако это положение касается только первого года работы в организации. Во второй год и в дальнейшем работник может уйти в отпуск в любой период года, если такой отдых будет согласован с работодателем и внесен в график отпусков.
Право на получение отпуска не по графику
Ст. 123 ТК РФ, устанавливающая обязательность исполнения графика отпусков как для сотрудников, так и для работодателя, одновременно предусматривает, что некоторые категории работников имеют право на предоставление отпуска не по графику отпусков. Перечень соответствующих категорий и условия предоставления им оплачиваемого отдыха перечислены в отдельных статьях ТК РФ и других нормативных документах. В частности, к таким категориям сотрудников относятся:
- сотрудницы, собирающиеся пойти в отпуск по беременности и родам или намеревающиеся выйти из такого отпуска. Согласно положениям ст. 122 ТК РФ отпуск не по графику беременной предоставляется по ее желанию в любое время, в том числе до истечения полугода непрерывной работы в данной организации;
- работники, чей возраст не достиг 18 лет (ст. 122 ТК РФ);
- сотрудники, которые прошли процедуру усыновления одного или нескольких детей, не достигших трехмесячного возраста (ст. 122 ТК РФ);
- сотрудники, супруги которых находятся в (ст. 123 ТК РФ);
- сотрудники, являющиеся родителями, опекунами или попечителями ребенка младше восемнадцатилетнего возраста, имеющего инвалидность (ст. 262.1 ТК РФ);
- сотрудники, являющиеся супругами военнослужащих (Федеральный закон от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ);
- работники, имеющие знак «Почетный донор России» (Федеральный закон от 20 июля 2012 г. N 125-ФЗ);
- работники, пострадавшие в ходе одной из следующих катастроф: на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15 мая 1991 г. N 1244-I), Семипалатинском полигоне (Федеральный закон от 10.01.2002 N 2-ФЗ);
- работники, имеющие звания Героев Социалистического труда, Героев Труда РФ, полных кавалеров ордена Трудовой Славы (Федеральный закон от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ), а кроме них - инвалиды и участники Великой Отечественной войны (Федеральный закон от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ).
Обратите внимание! Категории сотрудников, имеющие право на получение отпуска вне графика, могут подать соответствующее заявление в любые сроки: какие-либо требования в этом отношении законодательством не установлены.
Предоставление вне графика отпуска без сохранения заработной платы
Ст. 128 ТК РФ предусматривает, что в ряде случаев сотруднику может быть предоставлен отпуск, не предусмотренный действующим графиком отпусков, без сохранения заработной платы.
Обращаем внимание! В графике отпусков отражаются только ежегодные оплачиваемые отпуска. Отпуск без сохранения заработной платы в графике не указывается.
При этом в указанной статье Трудового кодекса и некоторых других разделах данного нормативного акта перечислен конкретный перечень ситуаций, когда работодатель обязан удовлетворить просьбу своего работника о предоставлении такого отдыха:
бракосочетание;
смерть близкого родственника;
необходимость участия в мероприятиях, связанных с прохождением обучения без отрыва от работы;
участие работников в выполнении государственных или общественных обязанностях, таких как охрана общественного порядка, работа добровольных пожарных дружин и проч.
Обратите внимание! В случае, если работник пока не отгулял свой очередной оплачиваемый отпуск в текущем году, по договоренности с работодателем при наступлении одной из таких ситуаций он может получить оплачиваемый отдых в счет ежегодного отпуска.
Предоставление отпуска вне графика по согласованию с работодателем
В случае, если работнику удалось достигнуть договоренности с работодателем по этому вопросу, он может уйти в отпуск вне графика, даже если он не принадлежит ни к одной из льготных категорий и не оказался в ситуации особых жизненных обстоятельств, дающих право на внеочередной отдых. Как правило, в этом случае инициатива исходит от работника, и для того, чтобы его отсутствие на рабочем месте не привело к существенным нарушениям в ходе рабочего процесса, ему целесообразно обратиться к работодателю с соответствующей просьбой заблаговременно.
Обратите внимание! Обращение к работодателю с такой просьбой производится в письменном виде и желательно не позднее, чем за две недели до желаемой даты ухода в отпуск.
Порядок предоставления отпуска не по графику
В стандартном порядке, под которым подразумевается уход сотрудников в отпуск в соответствии с утвержденным графиком , на работодателя возлагается обязанность за две недели до наступления этой даты проинформировать работника о грядущем наступлении отпуска в виде письменного уведомления. Такое правило установлено ст. 123 ТК РФ. При этом работник должен поставить свою подпись на этом уведомлении, тем самым подтвердив факт своего ознакомления с его содержанием.
Однако в случае, если идешь в отпуск не по графику, действует принципиально иной порядок оформления. Так, в этой ситуации сотрудник, желающий отправиться в незапланированный отпуск, как правило, обращается к работодателю с письменным заявлением, в котором указываются даты и продолжительность желаемого отдыха, а также дополнительные условия и причины, обосновывающие его просьбу, - в случае их наличия.
Обратите внимание! В некоторых организациях внутренним нормативным документом может быть предусмотрена специальная форма такого заявления.
В случае, если речь идет о льготных категориях сотрудников или ситуациях, когда работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск, с его стороны не требуется согласования такого заявления. Во всех остальных случаях необходимо, чтобы работодатель изъявил согласие на предоставление отдыха для работника.
Приказ о предоставлении отпуска вне графика
Далее в случае, если работник идет в отпуск не по графику, кадровый отдел готовит и представляет на подпись руководителю организации приказ о предоставлении отпуска сотруднику. В случае, если на предприятии используются унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1, следует прибегнуть к форме № Т-6.
Однако предприятие вправе использовать самостоятельно разработанный бланк такого документа, который в большей степени отвечает его потребностям. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с содержанием приказа под роспись.
Обратите внимание! В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник вправе в трехдневный срок получить заверенную копию приказа о направлении в отпуск, обратившись к работодателю с письменным заявлением.
Фиксация сведений о незапланированном отпуске
Отпуск, предоставленный работнику вне ранее утвержденного графика, тем не менее, должен быть отражен во всех кадровых документах организации, которые оформляются в связи с уходом работника на отдых. В частности, речь идет о следующих процедурах:
- внесение сведений о приказе о предоставлении отпуска в журнал регистрации нормативных документов, если такой журнал ведется в организации;
- внесение данных об отпуске в табель учета рабочего времени;
- внесение сведений о переносе отпуска в график отпусков и простановка отметки об использовании положенного отдыха;
- внесение информации в личную карточку работника. Здесь отражаются все сведения о предоставленном отпуске, включая его тип, продолжительность и даты предоставления. При этом работодатель не обязан знакомить сотрудника с содержанием такой записи.
Оплата отпуска не по графику
Даже в случае, если отпуск работнику предоставляется вне графика, на него распространяются требования о порядке выплаты отпускных, предусмотренные действующим законодательством.
Статья 136 ТК РФ определяет, что причитающиеся сотруднику денежные средства должны быть выплачены ему не позднее, чем за три дня до ухода в отпуск.
В случае, если этому событию предшествуют праздничные дни, оплата отпускных производится раньше на то количество дней, которые являются праздничными. При этом в соответствии с положениями письма Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1 для расчетов необходимо использовать календарные дни.
Обратите внимание! Действующее законодательство допускает выплату отпускных в более ранние сроки.
Работодатели, сотрудники которых уходят в отпуск не по графику, могут столкнуться с ситуацией, когда заявление об уходе в отпуск работник подает менее, чем за три дня до планируемой даты начала отдыха. В этом случае к работодателю, который не смог соблюсти установленные законодательством сроки выплаты отпускных, не будут применяться меры административной ответственности.
Однако положения ст. 236 ТК РФ в отношении него останутся в силе: это означает, что при нарушении указанных сроков ему придется выплатить сотруднику материальную компенсацию.
Таким образом, предоставление отпуска не по графику отпусков представляет для работодателя достаточно непростую ситуацию, которая влечет за собой необходимость внесения изменений в принятый график отпусков и осуществления других кадровых процедур, требующих дополнительного времени и сил сотрудников кадровой службы.
Вместе с тем, действующее законодательство устанавливает ряд ситуаций, в которых работодатель обязан предоставить работнику внеплановый отдых - например, отпуск не по графику беременной. Поэтому уполномоченным сотрудникам предприятия необходимо знать, каким образом оформляется отпуск не по графику, и какие процедурные правила при этом применяются.
Скачать в.xls
Статья 123 ТК РФ устанавливает обязательность составления и соблюдения графика отпусков как для работодателя, так и для работника. Однако на практике возникают ситуации, когда приходится переносить или продлевать отпуска, при этом соблюдение точных дат в графике отпусков не представляется возможным. Например, в связи с временной нетрудоспособностью работника, которому в соответствии с разработанным графиком должен предоставляться отпуск, либо направление работника в командировку, либо руководителем учреждения принято решение об отзыве сотрудника из отпуска и т.д. Как в таких случаях правильно оформить документы, чтобы не ущемить права ни работников, ни работодателей? На что нужно обратить внимание при оформлении, чтобы избежать придирок со стороны трудовых инспекций? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается в соответствии с графиком отпусков, который составляется ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала календарного года (1 января) и утверждается с учетом мнения профсоюзной организации (абз. 1 ст. 123 ТК РФ). Перед составлением графика работник может выразить в заявлении свое мнение о том, какой период будущего календарного года является удобным для использования отпуска. Учитывать данное мнение или нет, уже решает работодатель.
Стоит заметить, что отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отдых предоставляется по их желанию в удобное для них время независимо от составленного графика отпусков. Такое право сохраняется за:
— работником в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);
— женщиной перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (абз. 4 ст. 122 ТК РФ);
— работником, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев (абз. 6 ст. 122 ТК РФ);
— совместителями — одновременно с отпуском по основному месту работы (абз. 1 ст. 286 ТК РФ);
— работником, супруг которого является военнослужащим, — одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
— сотрудниками в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
Также вне очереди ежегодный отпуск предоставляется:
— гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
— героям Советского Союза, героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы (Закон РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
— гражданам, награжденным знаком «Почетный донор России» (Закон РФ от 09.06.1993 N 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов»);
— ветеранам ВОВ, иным участникам ВОВ и боевых действий, ветеранам труда (Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»);
— героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой славы (Федеральный закон от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
— гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (Федеральный закон от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»).
Продление и перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска
В соответствии со ст. 124 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в следующих случаях:
— временной нетрудоспособности работника;
— исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
— если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска. Напомним, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала. При этом согласно абз. 5 ст. 124 ТК РФ перенос отпуска осуществляется по письменному заявлению работника;
— если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до его начала;
— в исключительных случаях, которые могут неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (производственная необходимость) (абз. 6 ст. 124 ТК РФ). Законодательство не дает разъяснений о том, какие конкретные ситуации являются исключительными. Многие специалисты считают также, что к таковым можно отнести и случаи коммерческого, хозяйственного характера, а также налоговые, аудиторские или другие проверки, когда требуется присутствие конкретного работника, например главбуха. Стоит отметить, что перенос отпуска работника в этой ситуации возможен только с его согласия.
Произвольная форма такого заявления может выглядеть следующим образом:
Директору
Агееву А.А.
от Брошина В.Г.
Заявление
о согласии на перенос отпуска.
С переносом начала моего ежегодного отпуска с 20 июля 2009 г. на 11 октября 2009
г. согласен.
Брошин В.Г.
19.07.2009
В случае согласия работника с переносом его отпуска необходимо внести соответствующие изменения в разработанный учреждением график отпусков. Для этого издается приказ по учреждению.
Приведем пример формулировки приказа о внесении изменений в график отпусков:
ГУ «Театр «657»
Приказ
О внесении изменений в график отпусков
В связи с выявлением обстоятельств, препятствующих предоставлению ежегодного опла-
чиваемого отпуска за 2008 г. научному сотруднику Брошину Валерию Генриховичу
Приказываю:
1. Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска за 2008 г. Брошина В.Г. на
более поздний срок в связи с направлением Брошина В.Г. (с его согласия) во вне-
плановую служебную командировку в соответствии с абз. 3 ст. 124 ТК РФ (в связи с
тем, что предоставление работнику отпуска в ранее установленный для этого срок мо-
жет неблагоприятно сказаться на нормальном ходе работы организации).
2. Начальнику отдела кадров Барановой В.В. обеспечить своевременное и полное вне-
сение изменений в личную карточку Брошина В.Г., график отпусков и другую учетную
документацию по персоналу.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: график отпусков работников на 2008 г., заявление Брошина В.Г. от
19.07.2009, служебное задание на командировку Брошина В.Г. от 19.07.2009 N 3.
Директор ГУ «Театр «657» личная подпись А.А. Агеев
Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
Ознакомлены:
—————————- Брошин В.Г. ————————— Баранова В.В.
Учреждение также вправе само определить и утвердить в локальных нормативных актах другие случаи, когда отпуск может быть продлен или перенесен (абз. 4 ст. 124 ТК РФ).
Сроки переноса или продления отпуска
Сроки переноса отпуска Трудовой кодекс не указывает точно. Однако здесь следует отметить, что отпуск нельзя отодвинуть, например, на пять лет, так как перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. На это указывают положения ст. 124 ТК РФ.
Что касается продления отпуска, то здесь все более-менее понятно. К примеру, если работник в отпуске заболел, то он продлевается на количество календарных дней временной нетрудоспособности. При этом сотрудник в обязательном порядке должен уведомить работодателя о наступлении болезни. Самый идеальный вариант, если работник позвонит на работу по телефону. В этом случае можно обговорить вопрос продления или переноса отпуска. Но если у работника нет возможности позвонить, то работодателя можно уведомить по факсу, письмом или телеграммой. Главное, в сообщении работник должен указать, собирается ли он продлевать отпуск или переносить его. Также ему необходимо позаботиться о больничном листе.
На практике часто возникает вопрос: возможно ли продление отпуска, который был предоставлен с последующим увольнением, если работник во время отпуска заболел? Нет, ведь под предоставлением отпуска с последующим увольнением подразумевается, что работодатель полностью рассчитался с работником до его ухода в отпуск. Единственное, на что в этом случае может рассчитывать сотрудник, — предъявление к оплате больничного листа.
Оформление переноса или продления отпуска
Закон не требует, чтобы организация оформила приказ о продлении и переносе отпуска работника. Это происходит обычно автоматически, когда сотрудник приносит соответствующие документы. Вместе с тем рекомендуется такой приказ оформлять. Также от работника стоит потребовать заявления на продление или перенесение отпуска. В статье 124 ТК РФ сказано, что переносить отпуск нужно по заявлению работника. А работник может не подавать такого заявления и пойти в отпуск по графику.
Отзыв из отпуска
Отзыв работника из отпуска означает досрочное его возвращение к исполнению своих трудовых обязанностей по инициативе работодателя. Отозвать сотрудника из отпуска работодатель может только с его согласия (абз. 2 ст. 125 ТК РФ). Поэтому отказ (независимо от причины) выполнить распоряжение работодателя о выходе на работу до окончания отпуска не является нарушением трудовой дисциплины (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации ТК РФ»). Следовательно, работодатель не может применить к работнику никаких взысканий.
Кроме того, есть категории работников, которых работодатель отозвать из отпуска не может ни при каких обстоятельствах (абз. 3 ст. 125 ТК РФ). Это:
— работники в возрасте до 18 лет;
— беременные женщины;
— работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.
Форма согласия на отзыв из отпуска законом не определена. Желательно (во избежание каких-либо споров на этот счет) давать такое согласие в письменной форме.
Директору
Агееву А.А.
от Масольд Е.А.
Заявление
о согласии на отзыв из отпуска
С отзывом из ежегодного отпуска на условиях предоставления неиспользованной части
отпуска в период с 11 августа 2009 г. по 28 августа 2009 г. согласна.
личная подпись Масольд Е.А.
Работодатель оформляет отзыв из отпуска приказом (распоряжением), в котором он обязан указать время предоставления неиспользованной части отпуска. А она должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время в рамках текущего рабочего года либо должна быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
После определения конкретной даты начала отпуска (состоящего из неизрасходованной части отпуска) в график отпусков вносятся изменения. Отпускные за неиспользованную часть отпуска, как правило, засчитывают в заработную плату, начисляемую с первого дня работы после досрочного возвращения из отпуска. При последующем предоставлении неизрасходованной части отпуска оплата его производится, как и при обычном отпуске.
Необходимость уведомления работника об отпуске
Важно помнить, что ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим. Согласно абз. 3 ст. 123 ТК РФ извещать сотрудников о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее чем за 2 недели.
Формально при наличии в организации утвержденного графика отпусков и при доведении его до сведения работников сразу после утверждения задержка индивидуального уведомления работника (то есть позднее чем за 2 недели до начала отпуска) не влечет для последнего неблагоприятных последствий. В данной ситуации просрочка выполнения обязанности по уведомлению работника о начале его отпуска предполагает, что инициатива переноса отпуска должна исходить от работника. В противном случае работодатель может преднамеренно задержать уведомление работника и на основании этого предложить ему перенос отпуска на выгодный организации срок.
Произвольная форма уведомления о начале отпуска может выглядеть так:
ГУ «Театр «657»
123752, г. Москва, ул. Тверская, 21
Уважаемая Татьяна Алексеевна!
Напоминаем Вам, что дата начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска — 11
августа 2009 года.
Специалист отдела кадров Кустова О.К.
Обязательно нужно ознакомить сотрудника с таким уведомлением под роспись. Необходимо также проследить, чтобы стояла подпись работника и дата ознакомления. Альтернативой уведомлению, как показывает практика, может стать наиболее распространенный вариант ознакомления работников о начале отпуска следующим способом. Учреждение может издать приказ о предоставлении работнику отпуска — форма N Т-6, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Данная форма документа содержит реквизит «С приказом ознакомлен», где работник расписывается, когда знакомится с приказом, а значит, и с датой начала отпуска. И если издать приказ ранее чем за две недели до начала отпуска, то можно считать, что учреждение выполнило свою обязанность: ознакомило работника с началом отпуска.
Ответственность
Отсутствие у работодателя графика отпуска является нарушением закона о труде. Указать на это могут представители инспекции по труду при проведении очередной проверки. При выявлении данного нарушения организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Согласно п. 1 этой статьи должностные лица организации могут быть оштрафованы на сумму от 1 000 до 5 000 руб. На учреждение (юридическое лицо) могут наложить штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. либо приостановить деятельность на срок до 90 суток. Если же должностное лицо организации ранее привлекалось за аналогичное правонарушение, то его могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.
К такой же ответственности может быть привлечено учреждение (должностное лицо), если установлен факт непредоставления ежегодного оплачиваемого отпуска кому-то из работников в течение двух лет подряд либо непредоставления отпуска сотрудникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Н. Гридина,
эксперт журнала «Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение»
Посмотрите на график отпусков вашей компании и скажите, все ли сотрудники отдохнули тогда, когда планировали? Нет. Это вполне нормальная ситуация - кто-то из работников переносит свой отпуск, кто-то не берет, а кто-то вообще увольняется, так и не успев отдохнуть. В результате в графике остается не соответствующая действительности информация. Между тем это рискованно - ведь за ошибки, недостоверные сведения и нестыковки трудинспекторы могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а директора - от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому стоит привести график в порядок и сделать его достоверным. Мы покажем, как это сделать, на примерах и образце (см. ниже).
Работник взял отпуск не по графику
Часто необходимость внести изменения в график отпусков возникает по той причине, что работники меняют свои планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем сотрудник имеет право менять даты отпуска (ст. 123, 124 ТК РФ).
Кроме того, некоторые работники вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). И работодатель не может им в этом отказать, даже если в графике согласованы совсем другие даты.
Сотрудники, которые могут взять отпуск в любое время
| Основание | |
| Работники в возрасте до 18 лет | Статья 267 Трудового кодекса РФ |
| Женщины, которые собираются в отпуск по беременности и родам или планируют выйти на работу после него | Статьи 122, 260 Трудового кодекса РФ |
| Мужчины в период отпуска по беременности и родам жены | Статья 123 Трудового кодекса РФ |
| Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев | Статья 122 Трудового кодекса РФ |
| Совместители. Им дни отдыха предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы | Статья 286 Трудового кодекса РФ |
| Работники, супруги которых являются военнослужащими, вправе взять отпуск одновременно с отпуском мужа (жены) | Пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ |
| Граждане, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС | Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244–1 |
| Инвалиды войны, ветераны боевых действий | Статьи 14–19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ |
В Трудовом кодексе РФ не сказано, как ие составлять документы, если отпуск не по графику. Обычно работник, который хочет отдыхать вне очереди, пишет заявление на отпуск и приводит в нем желаемый период. В заявлении сотрудник пишет, что будет отдыхать не по графику. Директор ставит на заявлении визу, что согласен, и издает приказ о предоставлении отпуска.
Данные о переносе отпуска отражают в графах 8 и 9 графика. В графе 8 ставят дату приказа о предоставлении отпуска в другой срок, в графе 9 - новую дату начала отдыха. Ее же приводят в графе 7.
Пример
Менеджер отдела продаж ООО «Стелла» Волков В. В. собирался в отпуск с 15 июля на 28 календарных дней. Но 2 июня подал заявление с просьбой отпустить его в отпуск с 23 июня. Директор согласился и 16 июня издал приказ № 322-к о предоставлении отпуска. В графах 7 и 9 графика отпусков (см. образец выше) отразили новую дату начала отпуска - 23 июня, а в графе 8 - реквизиты приказа (1
).
Отпуск перенесен или продлен из-за больничного
Есть перечень случаев, когда трудовое законодательство обязывает работодателя перенести отпуск на другое время или продлить его (ст. 124 ТК РФ). Так, работник должен выбрать другой период отдыха, если он во время отпуска или заболел, или исполнял государственные обязанности, если для этого закон освобождает его от работы (например, участвовал в судебном заседании).
Допустим, работник принес больничный лист, из которого видно, что болезнь пришлась на дни отдыха. Сотрудник может подать заявление о переносе этой части отпуска на другое время. Директор сам решит, на какой период перенести отпуск, но должен учесть пожелания работника. После того как сотрудник и работодатель найдут общее решение, директор отмечает в заявлении, что согласен, и издает приказ о предоставлении отпуска.
Другое дело, если сотрудник продлевает отпуск на дни болезни. Например, по телефону сообщает, что семь дней отпуска проболел и поэтому выйдет на работу на неделю позже. Тогда заявление и приказ не нужны. При болезни сотрудника основанием для продления отпуска является листок нетрудоспособности.
Какая запись должна быть в графике. При переносе отпуска на другой период из-за нетрудоспособности работника в графах 7 и 9 пишут новую дату отпуска, а в графе 8 приводят реквизиты приказа. Если же сотрудник продлевает отпуск на дни болезни, то порядок другой.
Так как работник ушел отдыхать по графику, в графе 7 (фактическая дата отпуска) будет стоять та же дата, что и в графе 6 (запланированная дата отпуска). Графы 8 и 9, отведенные для сведений о переносе отдыха, надо оставить пустыми. А в графе 10 «Примечание» сделать отметку о продлении отпуска и привести реквизиты листка нетрудоспособности.
Пример
Водитель ООО «Стелла» Николаев А. Н. пошел в отпуск по графику - с 11 августа на 28 календарных дней. Но 26 августа заболел и болел 7 дней - до 1 сентября включительно.
Николаев решил воспользоваться своим правом на продление отпуска. Он позвонил в офис и сказал, что в связи с болезнью выйдет из отпуска на неделю позже - 15 сентября. В этот день сотрудник принес на работу больничный от 26 августа № 123 456 789 101. В графе 10 графика отпусков сделали отметку о продлении отпуска до 14 сентября и привели реквизиты листка нетрудоспособности (2 ).
Работник отложил отпуск по просьбе компании
Иногда самой компании нужно, чтобы работник сдвинул свой отдых на другое время. Например, так бывает, если резко увеличивается объем работ или из подразделения ушли работники. Сдвинуть период отдыха, установленный в графике, работодатель может только с согласия сотрудника. В таком случае также нужно оформить документы, если отпуск не по графику.
Поэтому надо письменно попросить сотрудника о том, чтобы он на какое-то время отложил свой отпуск. И согласие тоже получить в письменном виде. После этого останется только издать приказ о предоставлении отпуска.
Возможно также, что компания договорилась с работником о том, что он перенесет свой отпуск на следующий год. Законодательство позволяет работодателю поступить так с согласия работника в исключительных случаях - если отпуск в текущем году может неблагоприятно отразиться на деятельности компании. Однако такой перенос возможен максимум в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).
Какая запись должна быть в графике. Если речь идет о переносе отдыха на другое время внутри года, то в графах 7 и 9 надо поставить новую дату начала отпуска, а в графе 8 привести реквизиты приказа о предоставлении отпуска. Если отпуск перенесли на следующий год, достаточно сделать отметку в графе 10 «Примечание». Основанием будет согласие работника. Графы 7, 8 и 9 можно не заполнять.
Пример
Главбух ООО «Стелла» Алексеев А. И. собирался в отпуск с 8 сентября на 14 календарных дней и еще раз на столько же дней с 1 декабря. Но в связи с запуском нового дорогого проекта его попросили перенести отдых на январь следующего года. Алексеев 18 августа дал письменное согласие. В графике отпусков в графе 10 сделали отметку о переносе отпуска и привели дату, указанную в согласии (3
).
За год в компанию пришли новые сотрудники
В течение 2015 года в компании могли появиться новые сотрудники. Они получают право на отпуск, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). Законодательство не требует в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий график отпусков. Новичку достаточно написать заявление на отпуск, а работодателю - издать приказ.
Тем не менее удобнее дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников. Хотя бы потому, что в графике будет сразу видно, сколько всего дней отгулял сотрудник за год, были ли переносы и отзывы из отпуска. Исходя из этого, будет проще составить график отпусков на 2016 год.
Какая запись должна быть в графике. Трудовое законодательство не запрещает вносить изменения и дополнения в график. Поэтому можно на новых сотрудников заполнить отдельный график, поставить в нем дату, когда новый сотрудник подал заявление на отпуск. А также указать, что он является приложением к графику за 2015 год. В первоначальном графике сделать отметку о наличии приложения.
Пример
С 10 января в ООО «Стелла» принята новая сотрудница. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск у нее появилось уже в июле. 15 июля сотрудница подала заявление на отпуск и ушла отдыхать с 1 августа.
15 июля на эту сотрудницу составили отдельный график. А в общем графике сделали отметку, что у него теперь есть приложение - еще один график от 15 июля (4 ).
Сотрудник уволился, не отгуляв свой отпуск
Причиной неотгулянного отпуска может быть увольнение. В таком случае за все неиспользованные дни отдыха сотруднику выплачивают компенсацию (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).
Какая запись должна быть в графике. В форме № Т-7 не надо заполнять графы 7–9. Достаточно в графе 10 «Примечание» сделать отметку, что сотрудник уволен, и привести дату увольнения. Из этой отметки будет ясно, почему сотрудник не взял отпуск.
Пример
Электрик ООО «Стелла» Мухин М. М. должен был уйти в отпуск дважды. Оба раза по 14 календарных дней. Сначала с 16 июня, а затем с 20 октября. Но 26 мая Мухин уволился. А отпуска так и не отгулял. В графе 10 графика сделали отметку «Уволен» и привели дату увольнения (5
).
Отпуск заменили денежной компенсацией
Работники, которые имеют право на дополнительный отпуск (см. таблицу ниже), могут с согласия работодателя заменить эти дни отдыха на денежную компенсацию (ст. 126 ТК РФ). Есть только несколько категорий сотрудников, которым нельзя заменить отдых на деньги. Это:
Беременные женщины;
Сотрудники в возрасте до 18 лет;
Все, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Исключение - часть дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая семь календарных дней;
Сотрудники, которые подверглись радиации в результате чернобыльской аварии (письмо Минтруда России от 26 марта 2014 г. № 13–7/В-234).
Кто вправе получить дополнительный оплачиваемый отпуск
| Продолжительность отпуска | Основание | |
| Сотрудники, условия труда на рабочих местах которых по результатам спецоценки отнесены к вредным 2-й, 3-й или 4-й степени либо к опасным условиям труда* | Не менее 7 календарных дней | Статья 117 Трудового кодекса РФ |
| Сотрудники с ненормированным рабочим днем | Не менее 3 календарных дней | Статья 119 Трудового кодекса РФ |
| Профессиональные спортсмены и тренеры | Не менее 4 календарных дней | Статья 348.10 Трудового кодекса РФ |
| Работающие по основному месту работы или вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях | В районах Крайнего Севера - 24 календарных дня; в приравненных к нему местностях - 16 календарных дней | Статьи 321, 287, 302 Трудового кодекса РФ |
| Трудящиеся в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате | 8 календарных дней | Статья 14 Закона РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520–1, пункт 4 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1 |
| Граждане, подвергшиеся воздействию радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС* | 14 календарных дней - для тех, кто перенес лучевую болезнь, получил инвалидность; 7 календарных дней - для остальных | Статьи 14, 16, 18, 19 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244–1 |
*Дополнительный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией.
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией.
При замене части ежегодного отпуска деньгами в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо указать, сколько дней отдыха заменены компенсацией. И тут же следует привести реквизиты приказа об этой замене.
Пример
Начальник отдела маркетинга ООО «Стелла» Карпов К. К. трудится на условиях ненормированного рабочего дня. Ему положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - 3 календарных дня. Карпов сначала решил отгулять эти дни с 23 июня. Но потом передумал и 26 мая подал в бухгалтерию заявление о замене этой части отпуска денежной компенсацией. В этот же день директор подписал приказ. Его реквизиты перенесли в график в графу 10. Кроме того, в ней указали количество дней отпуска, замененных деньгами (6
).
В графике обнаружились ошибки и неточности
В графике отпусков необходимо приводить фамилии всех сотрудников, а также точные даты начала отпуска. Но некоторые организации, стремясь избежать отклонений в графике, вместо конкретной даты пишут только месяц, а вместо фамилий сотрудников - только должность.
Подобные хитрости могут вызвать претензии проверяющих из трудовой инспекции. Если в графике за 2014 год есть подобные вольности, их безопаснее исправить.
Что отразить в графике отпусков. График исправляют точно так же, как и любую другую первичку. Неверную запись надо аккуратно зачеркнуть. А рядом привести правильные сведения, поставить дату внесения правки.
Заверить исправление должен сотрудник, который изначально составлял документ. Рядом с подписью этого сотрудника нужно поставить его Ф. И.О. (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Пример
Коммерческому директору ООО «Стелла» Птицыну П. П. в графике отпусков изначально поставили только месяц отпуска - август. Фактически этот сотрудник отдыхал с 1 августа на протяжении 28 календарных дней.
Чтобы избежать замечаний инспекторов труда, в графике отпусков бухгалтер исправил ошибку в графе 6. Запись «Август 2015 г." зачеркнул, вместо нее вписал точную дату начала отпуска. Ее же он привел в графе 7 (7 ).
Может случиться, что на момент исправления графика из компании успевает уйти сотрудник, который в прошлом году отвечал за составление этого документа. Тогда заверить корректировку может тот работник, который следит за графиком в настоящее время.